Po novom program POHODA podporuje elektronickú výmenu dokladov vo formáte ISDOC. Vďaka tejto novinke môžete odteraz odosielať i prijímať elektronické faktúry naprieč ekonomickými systémami ako bežný PDF súbor, ktorý zároveň ako prílohu obsahuje už aj ISDOC dokument vo formáte XML. Faktúry tak môžete do programu POHODA na pár kliknutí importovať či z neho exportovať.
ISDOC (Information System Document) umožňuje bezpapierovú výmenu faktúr a iných dokumentov, rýchle spracovanie a prenos dokladov medzi firmami. Zjednocuje totiž rôzne formáty elektronických daňových dokladov do jedného. Doklad vo formáte ISDOC môžete doplniť o elektronický podpis, ktorým sa overí platnosť a pôvod dokladu. Elektronickú faktúru môžete ľahko odoslať e-mailom, a tak znížite svoje náklady na tlač, expedíciu a archiváciu a zároveň ušetríte čas.
Ako nato?
Prijali ste od vášho dodávateľa doklad vo formáte PDF, ktorý je označený drobným grafickým prvkom , prípadne textom informujúcim, že ide o elektronickú faktúru vo formáte ISDOC? Vďaka takémuto označeniu dokážete identifikovať, že ide o doklad, ktorý nemusíte do svojho systému ručne prepisovať. K dispozícii máte tieto dve možnosti:
Prvou možnosťou je, že si PDF doklad prijatý od dodávateľa otvoríte v prehliadači Adobe Acrobat. (Pozor! Ak máte prednastavené automatické otváranie PDF súborov v internetovom prehliadači, je potrebné zmeniť toto nastavenie na Adobe Acrobat. Internetové prehliadače totiž nedokážu zobraziť prílohy. Zmenu tohto prednastavenia vykonáte kliknutím na súbor PDF pravým tlačidlom a zvolením povelu Otvoriť v programe…) Následne na bočnom paneli s nástrojmi vyberiete nástroj „Prílohy“ , ktorý zobrazí panel s prehľadom príloh (súbor vo formáte .isdoc). Dvojklikom súbor otvoríte v programe STORMWARE ISDOC Reader. Povelom Súbor/Import do ES POHODA, ikonou alebo klávesovou skratkou Ctrl + i doklad naimportujete do otvorenej účtovnej jednotky programu POHODA. (Napríklad v prípade faktúry prijatej od dodávateľa sa vykoná import do agendy Prijaté faktúry.)
Druhou možnosťou je, že PDF doklad od vášho dodávateľa naimportujete prostredníctvom programu POHODA pomocou povelu Súbor/Dátová komunikácia/Import z ISDOC… POHODA umožňuje okrem načítania PDF aj načítanie elektronického dokumentu s koncovkou *isdoc, ktorý vám môže byť doručený ako samostatná príloha k PDF dokumentu.
Pri importe dokladu sa overuje IČO príjemcu dokladu, teda IČO účtovnej jednotky, existencia importovaného dokladu v účtovníctve, kvalifikovaný certifikát a elektronický podpis dokumentu. Ak ide o doklad v cudzej mene, POHODA vykoná kontrolu použitia a nastavenia cudzích mien v otvorenej účtovnej jednotke. Importované zásoby je možné previazať s agendou Sklady/Zásoby. V takom prípade program zisťuje a kontroluje zhodu medzi importovanou položkou a položkou zásob, a to prostredníctvom kódu a čiarového kódu. Ak objaví duplicitu a daná položka nie je identifikovaná ako jedinečná, k naskladneniu nedôjde. Výnimkou je prípad, keď je v agende Sklady/Sklady vybraný konkrétny sklad. Ak je pri importe zistená duplicita zásob a importovaná zásoba sa nachádza aj na vybranom sklade, dôjde k importu zásoby na vybraný sklad.
Pomocou produktu STORMWARE ISDOC Reader si môžu súbory ľahko prehliadnuť aj Vaši obchodní partneri a zákazníci, pokiaľ ich systém tento formát ešte nepodporuje. Program pred samotným zobrazením dokumentu najprv zisťuje, či ide o podporovaný dokument a skontroluje správnosť jeho štruktúry. Overí formát dokumentu, jeho platnosť a elektronický podpis. Po všetkých vykonaných a nevyhnutných kontrolách môžete zobrazený doklad importovať do programu POHODA alebo vytlačiť.
Export dokladov z programu POHODA, tak aby ich vedeli vaši obchodní partneri importovať do svojich systémov, je rovnako ľahký, rýchly a praktický ako ich import. Všetky PDF doklady z agend Vydané faktúry, Vydané zálohové faktúry či Interné doklady už automaticky obsahujú prílohu *isdoc.
Okrem toho v agendách Vydané faktúry, Vydané zálohové faktúry a Interné doklady môžete tiež použiť povel Záznam/Komunikácia/Export do ISDOC… Zobrazí sa sprievodca Export do ISDOC, v ktorom si zvolíte cestu k priečinku, do ktorého chcete doklad uložiť a podpisový certifikát. V sprievodcovi je možné v prípade potreby pripojiť aj ďalšie prílohy, a tak vytvoriť jeden komprimovaný ZIP súbor.
Nastavenia pre export dokumentu vo formáte ISDOC môžete vykonať v agende Užívateľské nastavenie/ISDOC. Tu si môžete napríklad nadefinovať východiskové hodnoty pre export dokumentu, a to buď pri exporte zostavy do PDF vytvoriť súbor ISDOC samostatne, alebo vytvoriť a vložiť ISDOC ako prílohu exportovanej zostavy, prípadne obidve možnosti naraz.
Pomôcť Vám tiež môžu naše videonávody ISDOC ako samozrejmá súčasť účtovného programu POHODA a Ako naimportovať faktúru z PDF.
Elektronická fakturácia ISDOC je obľúbeným nástrojom pre komunikáciu medzi účtovnými systémami, a tak vás v súvislosti s vyššie uvedenou novinkou určite potešia aj ďalšie funkcie.
Tip
Potrebujete pomoc s nastavením alebo máte otázky ohľadne ES POHODA? Neváhajte nás kontaktovať! Na POHODU sme odborníci a zabezpečíme aby Vaša práca s POHODOU bola iba pohodová.