Čo je to Sharepoint a ako prebieha migrácia?

Sharepoint je novou náhradou sieťových zložiek. Je to miesto na internete, v ktorom máte svoje zložky a súbory, ktoré môžu byť synchronizované cez všetky vaše zariadenia. Tiež je to nástroj, ktorý umožňuje zdieľať dáta tímom medzi sebou a mať tak vždy súbory po ruke. 

Prečo používať Sharepoint

Hlavných dôvodov, prečo používať vo firme Sharepoint je niekoľko. Najmä je to jednoduché zdieľanie, dostupnosť, úprava dokumentov viacerými ľuďmi naraz, jednoduchá správa, pri ktorej nepotrebujete špecialistu a ochrana dát. Sharepoint tiež slúži na zdieľanie dát s okolím firmy. Ľahko v ňom pripravíte web (Sharepoint je webová aplikácia), kde nastavíte oprávnenie tak, aby do neho váš zákazník mohol nahrávať súbory. Tým vznikne spoločný priestor pre spoluprácu a výmenu informácií. Zároveň môžete nastaviť oprávnenia tak, aby konkrétni ľudia mali prístup iba do konkrétnych zložiek a v týchto zložkách len určitú úroveň. Možno napríklad odoprieť právo mazania a vytvoriť tak dlhodobý zabezpečený archív. 

Rozdiel medzi Sharepointom a OneDrive 

Zásadný rozdiel medzi Sharepointom a OneDrive je v určení, čo načo je. OneDrive je cloudový disk pre súbory jednotlivca a má iba podpriečinky a súbory. Slúži predovšetkým pre individuálne dáta, teda firemné dokumenty, ktoré si vytvárate pre seba a niekedy ich zdieľate v menšom rozsahu, napríklad len s kolegom. Ďalšie využitie nájde na synchronizáciu týchto súborov medzi mobilom, tabletom a stolným počítačom alebo notebookom, ktorý denne používate. Tým tiež zálohuje vaše súbory a zaisťuje, že o nič neprídete, keď sa vaše zariadenie pokazí. 

Naopak Sharepoint je tímovou záležitosťou. Má hlbšiu štruktúru, delí sa na weby – dokumentové knižnice – zložky a až potom súbory. Tým si môžete vytvárať weby podľa potreby a v prípade potreby ich deliť na: 

• Oddelenie 
• Tímy 
• Projekty 
• Zákazníci 
• Zákazky

Sharepoint je tiež plne integrovaný s MS Teams, a tak v tímoch máte po ruke všetky dokumentové knižnice (teda to, čo by ste predtým povedali ako písmenko – „ulož mi to na emko“) a nielen tam. Prístup k tímovým dokumentom máte z internetového prehliadača, prieskumníka súborov, aplikácie v mobile alebo práve Teams. 

Detailne sa tu nastavujú oprávnenia k jednotlivým úrovniam, či už je to práve web, dokumentová knižnica alebo samotný súbor. Vždy máte istotu, že viete, kto kam má prístup a všetko je možné auditovať. 

Sharepoint aj OneDrive si pamätajú posledných päťsto verzií dokumentu, ľahko sa tak pozriete, aké úpravy kto robil, kedy to bolo a ako dokument vyzeral pred úpravou. Bezpečnostných funkcií je oveľa viac, napríklad Auditný log zaznamenáva, kto s kým zdieľal, čo zdieľal a mnoho ďalšieho. 

Aké sú možnosti migrácie 

Pokiaľ sa rozhodnete Sharepoint začať využívať a už nejaké súbory vo firme máte (čo asi máte), je dobré vedieť, ako ich možno do Sharepointu presunúť. Sú v podstate dve cesty: 

• Užívatelia si do pripravenej štruktúry, nahrajú dáta sami. To má síce výhodu, že môžete začať buď na čisto bez histórie alebo si len presunúť to, čo vlastnými silami zvládnete. Môže to ale byť chaotické a nepresné. Na druhú stranu sa bude prenášať len to, čo je dôležité a nie bahno histórie vašej firmy. 
• Sharepoint migration tool: je nástroj na migráciu veľkého objemu dát, pracuje automaticky a umožňuje preniesť všetko, čo potrebujete bez užívateľského zásahu. Dajú sa tak prenášať stovky a stovky gigabajtov dát bezdotykovo. Na druhú stranu to ale môže znamenať, že si Sharepoint „naládujete“ zbytočnými dokumentmi. V každej firme sú staré dokumenty, ktoré nikto nevymaže, ale s nimi aj tak nikto nepracuje. Tie ale patria inam – do Storage Blobu v Archívnom tieri, ktorý je oveľa lacnejší ako rozširovanie kapacity Sharepointu. 

Migration tool má rýchlosť zhruba 20GB prenesených dát za hodinu, dobu migrácie je možné teda naplánovať a prípadne rozdeliť do fáz, aby neobmedzila chod firmy. Menšie množstvo súborov prebieha rýchlejšie, ako veľké adresáre. Praktická rada znie: aj keď sa Migration Tool tvári, že nič nerobí, tak na pozadí pracuje. Má tendenciu stáť na 98% a vyzerá zaseknutý, ale nie je, treba počkať, niekedy aj trištvrte hodinu. 

Na migráciu do archívnych úložísk slúži Storage Explorer. Ten je pre zmenu administračným a migračným nástrojom do Storage Blobu. 

Po migrácii

Po migrácii nastáva užívateľská fáza. Ako už bolo spomenuté vyššie, je možné si súbory synchronizovať. Tu je nutné používateľom odporučiť, aby si synchronizovali len adresáre, s ktorými pracujú – teda minimum objemu dát. Zabráni sa tým vyťaženiu procesora na stanici a tiež využitiu miesta. Synchronizácia síce umožňuje funkciu Súbory na vyžiadanie a nepoužívané súbory odsunie do cloudu, aby nezaberali miesto, ale keď máte mať prehľad o tristotisíc súboroch namiesto dvoch stoviek, tak je to rozdiel. 

Je možné odporučiť pre prácu so Sharepointom využiť prehliadač. Je to efektívne, fulltextovo vyhľadáva a ľahko sa súbory zdieľajú a presúvajú medzi jednotlivými webmi. 

Pokiaľ by ste radi Sharepoint využívali aj vo Vašej firme, pomôžeme Vám. Naše služby zahŕňajú analýzu, návrh štruktúry Sharepointu, migráciu, školenia a technickú podporu. Kontaktujte nás!